Guia de gestão patrimonial
Baixa de bens patrimoniais: motivos e como registrar
A baixa patrimonial é o registro de que um bem deixou de fazer parte do patrimônio ativo da empresa, por venda, doação, alienação, furto ou roubo, extravio ou erro de cadastro. O bem não é apagado: a baixa guarda motivo, data, responsável e um documento comprobatório, preservando o histórico para a contabilidade e a auditoria.
Quais são os motivos de baixa e o documento de cada um?
| Motivo | Documento recomendado |
|---|---|
| Venda | Nota fiscal de venda |
| Doação | Termo de doação |
| Alienação | Documento de alienação |
| Furto ou roubo | Boletim de ocorrência |
| Extravio ou perda | Declaração ou relatório de extravio |
| Erro de cadastro | Documento de correção, se houver |
Como registrar a baixa de um bem?
- Confirme a situação: no caso de perda, procure o bem e ouça o responsável antes de concluir.
- Reúna o documento que comprova o motivo.
- Registre a baixa na ficha do bem com motivo, data, responsável pela decisão e o documento anexado.
- Informe a contabilidade, que fará o lançamento contábil correspondente.
- Retire a etiqueta se o bem sair fisicamente da empresa, sem reaproveitar o número.
Por que não excluir o bem do cadastro?
Excluir apaga a prova. Em uma auditoria, a pergunta "onde está o bem comprado em tal data?" precisa de resposta, e a resposta é a baixa registrada com documento. Por isso, um bom controle mantém o bem baixado no histórico, fora da contagem de bens ativos.
O tratamento contábil e fiscal da baixa (resultado na venda, valor residual, depreciação) é responsabilidade do contador da empresa.
Como registrar a baixa na Kleron
- Na ficha do bem, escolha o motivo (venda, doação, alienação, furto ou roubo, extravio ou perda, erro de cadastro); a Kleron indica o documento esperado.
- Informe data e responsável e anexe o PDF comprobatório.
- O bem deixa de contar como ativo (e não consome o limite do plano), mas a ficha e o histórico continuam disponíveis.
- Bens não encontrados no inventário podem ser sinalizados para baixa e revisados um a um.
O registro de baixas está disponível em todos os planos. A exportação de baixas para o contador, em CSV ou XLSX, está nos planos pagos.
Perguntas frequentes
- Bem baixado continua no relatório?
- Continua no histórico e pode ser consultado, mas sai da contagem de bens ativos. Na Kleron, bens baixados não contam no limite de bens do plano.
- Posso reaproveitar o número de patrimônio de um bem baixado?
- Não é recomendado. O número identifica aquele bem para sempre; reaproveitá-lo mistura históricos e confunde auditorias.
- Quem decide a baixa de um bem?
- Depende da política da empresa. Em geral, a área administrativa ou financeira aprova, e o registro indica quem tomou a decisão e quando.